ก่อนวางระบบอีอาร์พีต้องเตรียมอะไรบ้าง

ก่อนวางระบบอีอาร์พีต้องเตรียมอะไรบ้าง

การนำระบบระบบอีอาร์พี (Enterprise Resource Planning) มาใช้ในองค์กรเป็นกระบวนการที่มีความท้าทายในการดำเนินการ มีความซับซ้อน และต้องการความพร้อมทั้งจากผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี และองค์กรที่ต้องการวางระบบอีอาร์พี

ดังนั้นขั้นตอนในการเตรียมการก่อนวางระบบอีอาร์พีจึงมีความสำคัญอย่างมาก

เพื่อให้การวางงระบบประสบผลสำเร็จ ตอบสนองต่อวัตถุประส่งค์ที่องค์กรต้องการ ก่อนที่จะดำเนินการวางระบบอีอาร์พี จึงควรมีการเตรียมการต่าง ๆ ดังนี้คือ

1. การวิเคราะห์ความต้องการขององค์กร

ในกระบวนการวิเคราะห์ความต้องการขององค์กรนั้น ก่อนจะเริ่มต้นวางระบบอีอาร์พี องค์กรต้องสำรวจตัวเองก่อนว่าปัญหาภายในที่เกิดขึ้นมีอะไรบ้าง แล้วองค์กรต้องการใช้ระบบอีอาร์พีเพื่อเข้ามาแก้ปัญหาอย่างไร

เข่น ปัญหาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงาน, ปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนกันภายในองค์กรทำให้เสียเวลา และเสียทรัพยากรโดยใช่เหตุ เป็นต้น

2. การตั้งทีมงานโครงการ

การจัดตั้งทีมงานที่มีความรับผิดชอบในการวางระบบอีอาร์พีเป็นสิ่งสำคัญ

ทีมงานนี้ควรประกอบด้วยสมาชิกแผนกต่างๆ ที่ต้องเข้าใช้งานระบบอีอาร์พี อาทิเช่น

การเงิน การผลิต การขายIT HR

เพื่อให้มีมุมมองที่หลากหลายจากกลุ่ม User ที่ต้องเข้าใช้งานระบบอีอาร์พี และเพื่อให้ระบบอีอาร์พีสามารถตอบสนองต่อการทำงานของ User ได้สูงสุด อีกทั้งยังช่วยให้การดำเนินการวางระบบอีอาร์พีเป็นไปอย่างราบรื่น ลดแรงต่อต้านของ User ในการวางระบบอีอาร์พี

3. การกำหนดงบประมาณ

การนำระบบอีอาร์พีมาใช้งานต้องมีการลงทุนที่ค่อนข้างสูง มีค่าใช้จ่ายในหลายทางเช่น ค่า license ค่าสัญญาบริการ ค่าคลาวด์ ค่า set up server ค่าอบรมพนักงาน

ดังนั้นจึงควรมีการกำนดวงเงินงบประมาณที่ชัดเจนและอยู่ในขอบเขตที่องค์กรรับได้

จะช่วยให้การดำเนินการเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่เกิดปัญหาด้านการเงินในภายหลัง

4. การเลือกผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี

การเลือกผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีที่มีความน่าเชื่อถือและเหมาะสมกับองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากการวางระบบอีอาร์พีจะประสบความสำเร็จหรือไม่นั้น ประสบการณ์ของผู้ให้บริการระบอีอาร์พีจะเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญเช่นกัน

ทางองค์กรจึงควรพิจารณาผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีจาก ประสบการณ์ในการวางระบบ ฟีเจอร์ของระบบ ความยืดหยุ่น บริการหลังการขายที่มีให้ ใบรับรองต่างๆ ขององค์กร เช่น ใบรับรอง ISO เป็นต้น

เพื่อให้มั่นใจว่าระบบที่เลือกสามารถตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรได้

5. การฝึกอบรมพนักงาน

การฝึกอบรมพนักงานในการใช้งานระบบอีอาร์พี เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ซึ่งองค์กรควรจัดให้มีกลุ่ม Super User ที่จะเชียวชาญในการใช้งานระบบอีอาร์พีขององค์กร ซึ่ง Super User จะเป็นกลุ่มที่คอยให้ความช่วยเหลือเพื่อนพนักงานคนอื่นๆ เมื่อมีปัญหาเบื้องต้นในการใช้งานระบบอีอาร์พีนั่นเอง

นอกจากนี้องค์กรควรจัดอบรมอย่างต่อเนื่องเพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจและสามารถใช้งานระบบได้อย่างเต็มที่

6. การทดสอบระบบ

ก่อนที่จะนำระบบอีอาร์พีมาใช้งานจริง ควรมีการทดสอบระบบอย่างละเอียด เพื่อตรวจสอบว่าระบบทำงานได้ตามที่คาดหวังและไม่มีข้อผิดพลาด

ซึ่งการทดสอบนี้ควรมีการรวมผู้ใช้งานจริงเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง

สรุป

การวางระบบอีอาร์พีเป็นการลงทุนที่มีความสำคัญต่อการพัฒนาองค์กร

การเตรียมความพร้อมในด้านต่างๆ เช่น การวิเคราะห์ความต้องการ การตั้งทีมงาน การกำหนดงบประมาณ และการฝึกอบรมพนักงาน

สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การนำระบบอีอาร์พีมาใช้ประสบผลสำเร็จและสามารถตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ต้องการติดต่อนัดเดโม (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)