การเลือกใช้ระบบ ERP นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจ เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ ภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่การเลือกระบบที่ไม่เหมาะสมก็อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจได้เช่นกัน ดังนั้น ผู้ประกอบการจึงควรระมัดระวังในการเลือกใช้ระบบ ERP และหลีกเลี่ยงระบบที่มีลักษณะดังต่อไปนี้:
1. ระบบที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการเฉพาะของธุรกิจ
- ระบบมาตรฐานเกินไป: หากระบบ ERP ที่เลือกมาไม่สามารถปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการทำงานเฉพาะของธุรกิจได้ อาจทำให้เกิดปัญหาในการใช้งานและสูญเสียประสิทธิภาพไป
- ระบบขาดโมดูลสำคัญ: การขาดโมดูลที่จำเป็นสำหรับธุรกิจ เช่น การจัดการคลังสินค้า การผลิต หรือการเงิน อาจทำให้ต้องใช้ระบบอื่นๆ เพิ่มเติม ซึ่งอาจเกิดปัญหาในการเชื่อมต่อและเพิ่มต้นทุน
- ระบบไม่รองรับการเติบโต: หากธุรกิจมีแนวโน้มที่จะขยายตัวในอนาคต การเลือกใช้ระบบที่ไม่สามารถรองรับการเติบโตได้ อาจต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนระบบใหม่ในภายหลัง
2. ระบบที่มีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป
- ค่าใช้จ่ายในการซื้อ: ราคาของระบบ ERP นั้นค่อนข้างสูง ผู้ประกอบการควรพิจารณาถึงงบประมาณที่มีอยู่และเลือกระบบที่คุ้มค่ากับราคา
- ค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง: นอกจากค่าใช้จ่ายในการซื้อระบบแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง การปรับแต่ง และการอบรมพนักงาน ซึ่งอาจเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงเพิ่มเติม
- ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา: ระบบ ERP จำเป็นต้องมีการบำรุงรักษาและอัปเดตซอฟต์แวร์อยู่เสมอ ผู้ประกอบการควรพิจารณาถึงค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาในระยะยาวด้วย
3. ระบบที่มีความซับซ้อนเกินไป
- ยากต่อการใช้งาน: หากระบบมีความซับซ้อนเกินไป พนักงานอาจใช้เวลาในการเรียนรู้และปรับตัวนาน ทำให้เกิดความผิดพลาดในการทำงานได้ง่าย
- การบำรุงรักษาที่ยากลำบาก: ระบบที่ซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในการดูแลและบำรุงรักษา ซึ่งอาจเพิ่มต้นทุนในการดำเนินงาน และไม่คุ้มค่ากับการลงทุน
- ความเสี่ยงต่อการเกิดปัญหา: ระบบที่ซับซ้อนมีโอกาสที่จะเกิดปัญหาทางเทคนิคได้มากกว่าระบบที่เรียบง่าย
4. ระบบที่ไม่มีการสนับสนุนจากผู้พัฒนา
- การแก้ไขปัญหาที่ล่าช้า: หากระบบเกิดปัญหา ผู้พัฒนาอาจไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ทำให้ธุรกิจต้องหยุดชะงัก
- การอัปเดตซอฟต์แวร์ที่ไม่สม่ำเสมอ: การไม่ได้รับการอัปเดตซอฟต์แวร์เป็นประจำ อาจทำให้ระบบล้าสมัยและไม่สามารถทำงานร่วมกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ได้
5. ระบบที่ไม่มีความน่าเชื่อถือ
- ผู้พัฒนามีประสบการณ์น้อย: ผู้ประกอบการควรเลือกใช้ระบบจากผู้พัฒนาที่มีประสบการณ์และมีความน่าเชื่อถือ
- ไม่มีลูกค้ารายอื่นที่ใช้งาน: การไม่มีลูกค้ารายอื่นที่ใช้งานระบบเดียวกัน อาจบ่งบอกถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้
สิ่งที่ผู้ประกอบการควรพิจารณาเพิ่มเติมก่อนตัดสินใจเลือกใช้ระบบ ERP:
- ขนาดและลักษณะของธุรกิจ: เลือกระบบที่เหมาะสมกับขนาดและลักษณะของธุรกิจ
- งบประมาณ: กำหนดงบประมาณที่เหมาะสมสำหรับการลงทุนในระบบ ERP
- ความต้องการของผู้ใช้งาน: พิจารณาความต้องการของผู้ใช้งานภายในองค์กร
- การสนับสนุนจากผู้พัฒนา: เลือกผู้พัฒนาที่มีการสนับสนุนที่ดีและมีประสบการณ์
- การเปรียบเทียบกับระบบอื่นๆ: เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของระบบต่างๆ ก่อนตัดสินใจ
การเลือกใช้ระบบ ERP ที่เหมาะสมเป็นการลงทุนที่สำคัญสำหรับธุรกิจ การหลีกเลี่ยงระบบที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจ มีค่าใช้จ่ายสูง มีความซับซ้อน และไม่มีความน่าเชื่อถือ จะช่วยให้ธุรกิจสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเติบโตอย่างยั่งยืน
