เชื่อว่าหลายๆ ท่านทั้งผู้ประกอบการเอง หรือไม่ก็เป็นผู้ได้รับมอบหมายจากเจ้าของธุรกิจให้มองหาระบบ ERP ที่ตอบโจทย์กับการทำงานขององค์กร การมองหาระบบ ERP ในไทยก็ไม่ใช่เรื่องยากสำหรับยุคสมัยปัจจุบันที่มีผู้พัฒนาเกิดขึ้นมากมาย ซึ่งมีทั้งระบบจากต่างประเทศและระบบที่พัฒนาโดยคนไทย ส่งผลให้ความยากมันอยู่ตรงที่การตัดตัวเลือกบางอย่างออก เพื่อให้เหลือเจ้าที่มีแนวโน้มดีที่สุด และส่วนใหญ่จะพลาดตอนที่เริ่มตัดผู้ให้บริการออกโดยเน้นที่ราคาเป็นหลัก ทำให้ได้ระบบที่ยอมลดราคาเพื่อให้ได้ลูกค้า แต่ไม่สามารถทำงานได้จริงตามที่ตกลงไว้
เพราะฉะนั้นเนื้อหาในบทความนี้จะเป็นทริคเล็ก ๆ น้อย ๆ สำหรับผู้ที่กำลังต้องการระบบ ERP ที่ตอบโจทย์ และเหมาะสมกับราคา
โดยมีรายละเอียดดังนี้
อย่าตั้งงบไว้ต่ำเกินไป
มีหลายองค์กรที่มักจะมองหาระบบที่ราคาถูก แต่ต้องสามารถทำงานได้ตามความต้องการของลูกค้า จากใจผู้เขียนจะต้องแจ้งตามตรงว่าระบบราคามักจะเสี่ยงกับการที่ระบบใช้งานไม่ได้จริง และหากค่าระบบถูกก็มักจะมีค่า customize ที่แพงหรืออาจจะปรับระบบไม่ได้ ทำได้แค่สแตนดาร์ดเท่านั้น เพราะฉะนั้นควรตั้งงบให้สมเหตุสมผลกับการทำงานจริง เพราะระบบ ERP ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะพัฒนาจนสามารถทำงานได้จริง
อย่าตัดสินใจจากเอกสารที่มี
เข้าใจว่า ณ ปัจจุบันผู้พัฒนาระบบ ERP ในไทยก็มีไม่น้อยเช่นกัน ทำให้เวลาหาระบบแต่ละครั้งตัวเลือกเยอะจนไม่สามารถเรียกมานำเสนอระบบได้ทุกเจ้าจึงใช้วิธีการตัดตัวเลือกออกจากซึ่งสิ่งที่ผู้มองระบบ ERP ในไทย ควรทำก็คือ
- เลือกผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์มากที่สุด
- เลือกผู้ให้บริการที่มีรีวิวจากผู้ใช้งานจริงและดูว่าธุรกิจของคุณกับผู้ใช้งานคนอื่น ๆ ใกล้เคียงกันหรือไม่
- เลือกระบบที่ผ่านการรับรองจากกรมสรรพากรเรียบร้อยร้อย เพื่อไม่ต้องเสียเวลาและเสียเงินในการต้องปรับข้อมูลตรงนี้เพิ่มเติม
- ระบุ Requirement ที่ต้องการและส่งให้ทางผู้ให้บริการแจ้งว่าระบบรองรับอะไรบ้างทำเป็นตารางอธิบายให้ชัดเจน เพื่อดูว่าเจ้าไหนรองรับที่สุด
อย่าลืมตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน
ส่วนใหญ่มักตกม้าตายที่ตรงนี้คือไม่มีการตั้งเป้าหมายในการใช้ระบบ ERP ทำให้ได้ระบบที่ไม่ตรงกับความต้องการเพราะไปได้ระบบที่ถูกใจราคาแต่ไม่ถูกใจกับการทำงาน สิ่งที่ต้องทำคือ ลิสต์ความต้องการขึ้นมาและส่งให้ทางผู้ให้บริการแจ้งว่าระบบรองรับหรือไม่ อันไหนอยู่ใน standard อันไหนที่ต้อง cutomize เพื่อป้องกันว่าเราจะได้ระบบที่ตรงวัตถุประสงค์ของการทำงาน
อย่าตัดสินการทำงานที่หน้าตาระบบ
เนื่องจากปัจจุบันมีการพัฒนาระบบขึ้นมาอย่างต่อเนื่องยิ่งระบบที่ผ่านการพัฒนามามากเท่าไหร่ หน้าตาระบบยิ่งดูเยอะและยุ่งยากมากเท่านั้น แต่ระบบ ERP จำเป็นต้องมีการอบรมก่อนการใช้งานจริงทุกครั้ง เพราะจะมีบางระบบที่ทำหน้าตาดี ดูน่าใช้ แต่การทำงานบางอย่างกลับมีข้อจำกัดและไม่ตอบโจทย์ธุรกิจจริง ๆ เพราะฉะนั้นควรนัดพูดคุยกันให้ดีและให้ทางผู้พัฒนาทำการพรีเซนต์การทำงานระบบให้ชัดเจนเพื่อเป็นการตัดสินใจที่ดีที่สุด
จากบทความทั้งหมดที่กล่าวมา สิ่งที่ผู้ประกอบการไม่ควรทำหากกำลังมองหาระบบ ERP ที่ตอบโจทย์กับธุรกิจนั่นก็คือ อย่าตั้งงบไว้ต่ำเกินไป เพราะไม่มีระบบไหนที่ไม่มีการลงทุนยิ่งระบบที่ทำงานได้ดียิ่งมีการลงทุนสูง อย่าตัดสินใจจากเอกสารที่ทางระบบมี เพราะข้อมูลระบบ เช่น โมดูลการทำงานที่เหมือนกัน ซึ่งบางระบบใส่ข้อมูลไม่เหมือนกัน ทำให้การตัดสินใจในการเลือกระบบผิดพลาดได้ อย่าลืมตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน เพื่อไม่พลาดในการตัดสินใจ สุดท้ายอย่าตัดสินการทำงานที่หน้าตาระบบ
