5 สิ่งต้องทำเมื่อพนักงานในองค์กรยังไม่เคยใช้ระบบอีอาร์พี (ERP)

อีกหนึ่งปัญหาขององค์กรที่ต้องการเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) คือพนักงานยังขาดความรู้ ความเข้าใจ ขาดทักษะในการใช้งานระบบอีอาร์พี และยังไม่เคยใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) มาก่อน ซึ่งพนักงานถือเป็นหนึ่งในปัจจัยหลักเลยทีเดียว ที่มีส่วนในการผลักดันให้องค์กรสามารถใช้งานระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ (Click เพื่ออ่าน วางระบบอีอาร์พีให้ประสบความสำเร็จเพราะความลับนี้)

ในการแก้ปัญหาเมื่อพนักงานในองค์กรยังไม่เคยใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) จะมี 5 สิ่งที่ต้องทำคือ

1.จัดให้มีการเทรนนิ่งให้พนักงาน

2.ให้พนักงานเริ่มต้นพื้นฐานการใช้ระบบอย่างง่าย

3.ให้พนักงานเรียนรู้วิธีการแจ้งปัญหาใช้งานกับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP)

4.มีพนักงานกลุ่มต้นแบบ มีคู่มือและแหล่งข้อมูลอ้างอิงสำหรับเรียนรู้ระบบอีอาร์พี (ERP)

5.สร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน

โดยรายละเอียดของแต่ละข้อมีดังนี้

1.จัดให้มีการเทรนนิ่งให้พนักงาน

ช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับการจัดเทรนนิ่งคือ ควรจัดในช่วงก่อนที่จะมีการ Go live หรือก่อนเริ่มใช้งานระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) อย่างเต็มรูปแบบ

ในส่วนของการจัดเทรนนิ่งนี้ ทางองค์กรควรจะต้องคุยรายละเอียดในเชิงลึกกับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่องค์กรได้ว่าจ้างให้มาวางระบบ ว่าควรจัดเทรนนิ่งในช่วงเวลาใด และต้องใช้กี่แมนเดย์สำหรับการจัดเทรนนิ่งให้กับพนักงานในองค์กร รวมถึงตารางการจัดเทรนนิ่งจะออกมาในรูปแบบใด
เพื่อที่ทางองค์กรจะได้เตรียมตารางการทำงานของพนักงานในองค์กรให้สอดคล้องกับการเทรนใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) ที่จะเกิดขึ้น

เช่น หากต้องการ Go live ในช่วงเดือนมกราคม อาจต้องจัดให้มีการเทรนช่วงเดือน สิงหาคม กันยายน และตุลาคม ในปีก่อนหน้า ก่อนที่จะเข้าสู่เดือนมกราคมที่จะมีการ Go live เพื่อใช้ระบบอย่างเต็มรูปแบบ

2.ให้พนักงานเริ่มต้นพื้นฐานการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) อย่างง่าย

ในส่วนของการเริ่มต้นการเข้าใช้งานระบบอย่างง่ายจะต่อเนื่องมาจากการเทรนนิ่ง เนื่องจากพนักงานยังไม่เคยใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) มาก่อน เมื่อได้รับการเทรนให้มีความรู้เกี่ยวกับระบบอีอาร์พี (ERP) ในเบื้องต้นแล้ว อาจจะให้พนักงานได้ลองสร้างบัญชีผู้ใช้, เข้าสู่ระบบเป็นครั้งแรก และเริ่มต้นการปฏิบัติงานอย่างง่าย ๆ โดยการให้คีย์ข้อมูลแล้ว run ฟังก์ชั่นต่าง ๆ ของระบบ ในโมดูลที่พนักงานมีสิทธิ์เข้าใช้งาน

ในส่วนนี้พนักงานจะมีความเข้าใจระบบจากการได้ลงมือทำจริง เข้าใจวิธีการคีย์ข้อมูลว่าในลำดับขั้นตอนใดต้องคีย์ข้อมูลอะไร และพนักงานจะได้มีโอกาสเรียนรู้สิ่งที่ตนเองทำผิดพลาดเมื่อใช้ระบบด้วยเช่นกัน เช่น การ run ระบบไม่ผ่านเนื่องจากคีย์ข้อมูลไม่ครบ, การ run ระบบไม่ผ่านเนื่องจากเส้นทางของข้อมูลไม่ถูกต้อง เป็นต้น

การได้ลงมือทำจริงด้วยการเริ่มต้นใช้งานระบบอย่างง่าย จะทำให้พนักงานในองค์กรสามารถพัฒนาทักษะการใช้งานระบบอีอาร์พีได้อย่างเป็นธรรมชาติ และพนักงานเองจะไม่รู้สึกกังวลใจจนเกินไปหากพนักงานจะมีการทำผิดพลาดไปบ้างในช่วงเวลาของการเรียนรู้ ในขณะที่ยังไม่ได้เข้าสู่กระบวนการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) อย่างจริงจัง (Click เพื่ออ่าน 5 สิ่งต้องทำเมื่อพนักงานในองค์กรยังไม่เคยใช้ระบบอีอาร์พี (ERP))

3.ให้พนักงานเรียนรู้วิธีการแจ้งปัญหาใช้งานกับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP)

โดยปกติแล้วผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะมีทีม customer support ที่คอยตอบคำถามหรือให้ความช่วยเหลือต่าง ๆ ในกรณีที่ผู้เข้าใช้งานระบบเกิดข้อขัดข้องในการใช้งาน

ในส่วนนี้ทางพนักงานในองค์กรของผู้ใช้บริการอีอาร์พี (ERP) ควรเรียนรู้กระบวนการแจ้งปัญหาการใช้งานกับทีม customer support ของผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ว่ามีลำดับขั้นตอนอะไรบ้าง เช่น

-แจ้งปัญหาทาง email แล้วรอการตอบกลับทาง email จากทีม customer support

-แจ้งปัญหาในไลน์กลุ่มแล้วทีมcustomer support จะตอบกลับทันที

-แจ้งปัญหาทางโทรศัพท์แล้วพูดคุยสอบถามกับทีม customer support โดยตรง เป็นต้น

เมื่อพนักงานในองค์กรทราบวิธีการแจ้งปัญหาการใช้งานกับทีม customer support แล้ว พนักงานก็จะสบายใจในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) มากขึ้น เพราะหากมีปัญหาขัดข้องทางเทคนิคที่ทางพนักงานในองค์กรไม่สามารถแก้ไขได้เอง ก็จะมีทีม customer support
ของทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) คอยดูแลด้วยเช่นกัน

4.มีพนักงานกลุ่มต้นแบบ มีคู่มือและแหล่งข้อมูลอ้างอิงสำหรับเรียนรู้ระบบอีอาร์พี

ทางองค์กรที่ต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) อาจมีการคัดเลือกกลุ่มพนักงานต้นแบบ ที่สามารถเรียนรู้การใช้งานระบบได้อย่างรวดเร็ว และมีความเข้าใจการใช้งานระบบมากกว่าคนอื่น เป็นกลุ่มที่เริ่มต้นใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เป็นกลุ่มแรก และเป็นกลุ่มที่สามารถให้ความช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานในองค์กรได้ หากติดขัดปัญหาการเข้าใช้งานในเบื้องต้น

อีกทั้งทางองค์กรอาจมีการสร้างแหล่งข้อมูลออนไลน์ภายในองค์กร เช่น คู่มือการใช้งาน, วิดีโอการสอน, และเว็บไซต์ภายในที่มีคำถามที่พบบ่อยและการแก้ปัญหา รวมทั้งอาจมีกลุ่มไลน์ภายในองค์กร เพื่อสอบถามพูดคุยเกี่ยวกับการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ในเบื้องต้น

5.สร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน

ทางองค์กรสามารถสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน ให้มีความกระตือรือร้นในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ด้วยการ

สนับสนุนในด้านต่าง ๆ อาทิเช่น

มีการกำหนดเป้าหมายและรางวัลสำหรับพนักงานที่สามารถพัฒนาทักษะการใช้งานระบบอีอาร์พีได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีผลงานที่โดดเด่น

มีการสนับสนุนเครื่องมือต่าง ๆ ให้มีความพร้อมสำหรับพนักงานในการเปลี่ยนมาใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) เช่น อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์และซอฟท์แวร์
ตามสเปกที่เหมาะสมเพื่อมารองรับการเข้าใช้งานระบบอีอาร์พี

นอกจากนี้ทางองค์กรยังสามารถประชาสัมพันธ์ข้อดีและประโยชน์ต่าง ๆ ในการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) เข้ามาช่วยขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวหน้า
เพื่อสร้างแรงจูงใจให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับการพัฒนาองค์กรด้วยการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP)

ในการประชาสัมพันธ์ในองค์กรสามารถทำได้ในหลายช่องทาง เช่น การส่งข่าวสารทาง email, การติดป้ายโปสเตอร์ตามจุดต่าง ๆ ในองค์กร,
การให้ข้อมูลผ่านไลน์กลุ่มหรือสื่อประชาสัมพันธ์ต่าง ๆ ขององค์กร เป็นต้น

โดยสรุป 5 สิ่งต้องทำเมื่อพนักงานในองค์กรยังไม่เคยใช้ระบบอีอารพี (ERP) ที่ได้กล่าวมาข้างต้นไม่ว่าจะเป็น การจัดเทรนนิ่ง การให้พนักงานเริ่มต้นใช้ระบบอย่างง่าย การเรียนรู้วิธีแจ้งปัญหาการใช้งาน การมีพนักงานกลุ่มต้นแบบและแหล่งความรู้ในการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) รวมถึงการสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน หากกระบวนการทั้งหมดนี้เกิดขึ้นอย่างเป็นลำดับขั้นตอน ก็จะทำให้พนักงานในองค์กรรู้สึกมั่นใจและมีแรงจูงใจที่จะเรียนรู้รวมถึงพัฒนาศักยภาพตัวเองให้มีทักษะการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ในระดับที่สามารถใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ได้อย่างเชี่ยวชาญ