ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เป็นหัวใจสำคัญขององค์กรยุคใหม่ที่ต้องการเชื่อมโยงทุกกระบวนการทางธุรกิจให้เป็นหนึ่งเดียว อย่างไรก็ตาม
หลายองค์กรพบว่าแม้จะลงทุนด้านเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ที่ทันสมัย แต่การใช้งานกลับไม่ได้ผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง
หนึ่งในสาเหตุหลักของปัญหาการวางระบบ ERP ไม่สำเร็จ ก็คือ ยูสเซอร์ หรือผู้ใช้งานระบบ
โดยส่วนใหญ่เกิดจากสิ่งสำคัญดังต่อไปนี้
1. ขาดความเข้าใจและการยอมรับจากยูสเซอร์
พนักงานมักคุ้นเคยกับวิธีการทำงานเดิม เมื่อมีการนำระบบ ERP เข้ามา การเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน จึงอาจทำให้พวกเขารู้สึกไม่มั่นใจ
และต่อต้านระบบใหม่ โดยเฉพาะถ้าพวกเขาไม่เข้าใจว่าระบบ ERP จะช่วยให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นได้อย่างไร
2. การฝึกอบรมที่ไม่เพียงพอ
แม้ว่าองค์กรจะมีระบบ ERP ที่ดี แต่ถ้าพนักงานไม่สามารถใช้งานได้อย่างถูกต้อง ก็อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาด เช่น การป้อนข้อมูลผิดพลาด
การใช้งานฟังก์ชันไม่ถูกต้อง หรือการไม่สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการได้ ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพโดยรวม
3. ขาดการสื่อสารที่ดีระหว่างฝ่ายไอทีและยูสเซอร์
หลายครั้ง ฝ่ายไอทีเป็นผู้รับผิดชอบในการวางระบบ ERP แต่ลืมที่จะรับฟังความต้องการของยูสเซอร์ในแต่ละแผนก ทำให้ระบบที่พัฒนาขึ้นไม่ตอบโจทย์การใช้งานจริง
ซึ่งนำไปสู่การใช้งานที่ไม่มีประสิทธิภาพ หรือแม้แต่การปฏิเสธใช้งานระบบใหม่
4. ระบบมีความซับซ้อนและใช้งานยาก
หากระบบ ERP มีอินเทอร์เฟซที่ซับซ้อน หรือมีขั้นตอนที่ยุ่งยากเกินไป อาจทำให้พนักงานรู้สึกเบื่อหน่ายและเลือกที่จะใช้วิธีการเดิม
เช่น การใช้ Excel หรือจดบันทึกแบบแมนนวล ส่งผลให้ระบบ ERP ไม่ถูกใช้งานอย่างเต็มประสิทธิภาพ
5. ขาดการสนับสนุนหลังการติดตั้ง
การวางระบบ ERP ไม่ได้จบลงแค่การติดตั้ง แต่ต้องมี การสนับสนุนและปรับปรุงต่อเนื่อง เพื่อให้พนักงานสามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่
หากองค์กรละเลยในส่วนนี้ พนักงานอาจรู้สึกว่าไม่ได้รับการช่วยเหลือและเลิกใช้ระบบในที่สุด
วิธีแก้ปัญหา
✅ สร้างวัฒนธรรมการยอมรับการเปลี่ยนแปลง – ทำให้พนักงานเข้าใจว่า ERP จะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น
✅ ฝึกอบรมพนักงานให้ใช้งานได้จริง – จัดการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง พร้อมให้การสนับสนุนเมื่อต้องการ
✅ ออกแบบระบบให้ง่ายต่อการใช้งาน – เลือกระบบที่เป็นมิตรกับยูสเซอร์ มีอินเทอร์เฟซที่เข้าใจง่าย
✅ สื่อสารให้ชัดเจน – ให้ฝ่ายไอทีทำงานร่วมกับยูสเซอร์ เพื่อให้ระบบตอบโจทย์การใช้งานจริง
สรุป
ปัญหาหลักของการวางระบบ ERP ไม่สำเร็จมักไม่ได้เกิดจากเทคโนโลยี แต่เกิดจาก ยูสเซอร์ที่ไม่สามารถใช้งานระบบได้อย่างเต็มที่
ดังนั้น องค์กรที่ต้องการประสบความสำเร็จในการใช้ ERP ควรให้ความสำคัญกับการฝึกอบรม การสื่อสาร และการสนับสนุนยูสเซอร์อย่างต่อเนื่อง
หัวข้อบทความอื่นๆ
5 ข้อควรรู้ถ้าจะติดตั้งระบบ ERP
หลาย ๆ องค์กรที่เริ่มอยากจะใช้ระบบมาช่วยในการทำงาน แน่นอนว่าส่วนใหญ่มักพบปัญหาที่ไม่สามารถแก้ได้ด้วยการทำงานรูปแบบเดิม ๆ อย่างเช่น การใช้แค่โปรแกรม Excel มาคำนวณหรือสร้างแผนการผลิต ซึ่งจะยังเป็นระบบแมนนวล…
