ระบบอีอาร์พีหรือ Enterprise Resource Planning (ERP) ถือว่าเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะเข้ามาช่วยดูแลและบริหารจัดการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น
แต่ผู้ประกอบการหลายๆ ท่านอาจจะยังมีข้อสงสัยว่าระบบอีอาร์พี ERP จะมาช่วยบริหารจัดการองค์กรได้อย่างไร เพราะทุกองค์กรก็จะมีพนักงานที่รับผิดชอบและดูแลงานของแต่ละแผนกอยู่แล้ว
แต่ในความเป็นจริงนั้น เมื่อบริษัทเริ่มขยับขยายก็มักจะพบปัญหาจากการทำงานที่มากขึ้น และผู้บริหารก็จะ
บทความนี้จะเป็นการแนะนำว่าระบบอีอาร์พี ERP จะสามารถช่วยพัฒนาธุรกิจของท่านได้อย่างไร
ทางผู้เขียนจึงมีการสรุปโดยมีวิธีการทั้งหมดดังนี้
1. ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรทั้งหมดภายในองค์กร
2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร
3. ช่วยปรับปรุงโครงสร้างภายในองค์กร
4. ช่วยลดต้นทุน
5. ช่วยทำให้ผู้บริหารตัดสินใจง่ายมากขึ้นด้วยข้อมูลที่เป็นรียลไทม์
6. ช่วยให้ธุรกิจทันคู่แข่งด้วยชุดข้อมูลที่รวดเร็ว
7. ช่วยป้องกันข้อมูลลับทางธุรกิจด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
ซึ่งแต่ละหัวข้อมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรทั้งหมดภายในองค์กร
ระบบอีอาร์พี ERP ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการทรัพยากรทั้งหมดไว้ในระบบเดียวกัน
กล่าวคือ แต่ละองค์กรจะมีหน้าที่รับผิดชอบของแต่ละแผนก เช่น แผนกบัญชี แผนกสโตร์ แผนกจัดซื้อ และแผนกขาย เป็นต้น
ซึ่งระบบอีอาร์พีจะเชื่อมโยงข้อมูลของทุกแผนกเข้าด้วยกัน ทำให้ผู้บริหารรวมไปถึงพนักงานสามารถจัดการข้อมูลภายในได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร
แน่นอนว่าทุกองค์กรมีระบบการทำงานที่แตกต่างกัน แต่ระบบการทำงานรูปแบบเก่าๆ ก็ส่งผลให้ธุรกิจไปต่อได้ยากเพราะอะไรที่ยังเป็นระบบแมนนวลก็จะทำให้การทำงานล่าช้า เกิดความซ้ำซ้อนเพราะต้องรอการอนุมัติจากหลายๆ ฝ่ายกว่าเอกสารจะอนุมัติครบทุกแผนก
ก็ต้องใช้เวลานานและหากเกิดข้อผิดพลาดก็ต้องมาเสียเวลาตรวจสอบว่าเกิดจากที่ส่วนไหนเพื่อแก้ไขให้ตรงจุด
ในทางกลับกัน หากองค์กรมีระบบอีอาร์พี ERP ก็จะช่วยลดข้อผิดพลาดและความซ้ำซ้อนในการทำงาน ส่งผลให้องค์กรมีประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น
3. ช่วยปรับปรุงโครงสร้างภายในองค์กร
ระบบอีอาร์พี ERP ช่วยให้โครงสร้างภายในองค์กรเข้มแข็งขึ้นจากการวิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ โดยวิเคราะห์จากขั้นตอนการทำงานที่จะแสดงขึ้นในระบบ
เช่น ระบบจะแสดงข้อมูลทำงานของแต่ละฝ่าย และทางผู้บริหารก็สามารถเข้ามาเช็คได้ว่า ฝ่ายไหนทำงานผิดพลาดมากที่สุด
ฝ่ายไหนทำงานได้ถูกต้องที่สุด และตรวจสอบได้ถึงความเสียหายที่อาจจะเกิดขึ้นโดยไม่จำเป็นจากกระบวนการการทำงานภายในองค์กร
ทำให้องค์กรที่มีระบบอีอาร์พี ERP เข้ามาใช้งาน จะเกิดการทุจริตได้ยาก และทำให้ผู้บริหารมองเห็นจุดบอดของธุรกิจและสามารถพัฒนาองค์กรให้เติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ช่วยลดต้นทุน
หลายๆ ท่านอาจจะมีความสงสัยว่าระบบอีอาร์พี ERP ช่วยลดต้นทุนให้กับธุรกิจของท่านได้อย่างไร กล่าวคือ ระบบอีอาร์พีจะเป็นเครื่องมือหนึ่งที่มาช่วยวิเคราะห์ต้นทุน
ที่เกิดจากการซื้อวัสดุหรือสินค้าเพื่อมาจำหน่าย เกิดจากกระบวณการผลิต เกิดจากความเสียหายที่เกิดมาจากขนส่งล่าช้า
หรือเกิดจากข้อผิดพลาดในการทำงาน ยกตัวอย่าง ออเดอร์สั่งซื้อเข้ามา 200 ชิ้น แต่พนักงานคีย์ผิดเป็น 2,000 ชิ้น จึงเกิดเป็นสต็อกเกินทำให้ต้นทุนสูงกำไรต่ำ
หากองค์กรนำระบบอีอาร์พีเข้ามาใช้งาน ก็จะทำให้เกิดความรอบคอบมากขึ้น และผู้บริหารก็สามารถรับรู้ถึงที่มาของต้นทุนที่สูงขึ้น
ส่งผลให้สามารถวิเคราะห์ต้นทุนและเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจได้
5. ช่วยทำให้ผู้บริหารตัดสินใจง่ายมากขึ้นด้วยข้อมูลที่เป็นรียลไทม์
ระบบอีอาร์พี ERP สามารถเรียกรายงานแบบเรียลไทม์และเป็นข้อมูลที่มีความแม่นยำสูง ซึ่งเป็นผลมาจากระบบการทำงานที่เชื่อมโยงทุกอย่างไว้ด้วยกัน
ทำให้ผู้บริหารหรือพนักงานที่ต้องการดูข้อมูลเพื่อมาวิเคราะห์ธุรกิจ สามารถดึงรายงานออกมาได้อย่างรวดเร็ว เป็นข้อมูลเรียลไทม์
เพราะระบบมีการอัพเดทข้อมูลอยู่เสมอ ซึ่งหากยังเป็นระบบแมนวลที่ต้องใช้เอกสารเพื่อมาวิเคราะห์ข้อมูลแบบสมัยก่อน
ก็จะทำให้ข้อมูลคลาดเคลื่อนและไม่เป็นปัจจุบัน ส่งผลให้การตัดสินใจเกี่ยวกับธุรกิจของท่านเป็นไปได้ยาก คลิกเพื่ออ่าน 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP)
6. ช่วยทำให้ธุรกิจปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงของตลาด
เนื่องจากระบบอีอาร์พี ERP มีความรวดเร็วในการเรียกข้อมูลแบบเรียลไทม์ ส่งผลให้ผู้บริหารสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพราะการแข่งขันในยุคดิจิตอลนี้ไม่ใช่ยุคของปลาใหญ่กินปลาเล็ก แต่เป็นยุคที่ปลาเร็วกินปลาช้า
เพราะฉะนั้น หากต้องการให้ธุรกิจนำหน้าคู่แข่งในตลาดจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีระบบอีอาร์พี ERP เพื่อบริหารจัดการองค์กร
7. ช่วยป้องกันข้อมูลทางธุรกิจด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
ระบบอีอาร์พี ERP มีสิ่งที่เรียกว่าการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล เช่น แผนกบัญชีไม่ต้องการให้แผนกอื่นๆ
ทราบข้อมูลของตนเองก็สามารถกำหนดสิทธิ์เฉพาะผู้ที่มีหน้าที่เท่านั้น หรือผู้บริหารไม่ต้องการให้ทุกคนเห็นข้อมูลรายได้ขององค์กร
ก็สามารถกำหนดสิทธิ์ให้เห็นเฉพาะบุคคลได้ และหากใครต้องการเข้าระบบเพื่อเข้าถึงข้อมูล ก็ต้องการมีลงข้อมูลคอมพิวเตอร์
และกำหนดสิทธิ์ยูสเซอร์ผู้ใช้งาน ทำให้ข้อมูลที่อยู่ในระบบมีปลอดภัยสูง และสามารถสืบกลับข้อมูลได้ว่าใครคือผู้ที่เข้ามาดำเนินการอะไรในระบบขององค์กร
จากบทความที่กล่าวมา จะเห็นได้ว่าระบบอีอาร์พี ERP สามารถช่วยพัฒนาธุรกิจได้โดยมี 7 ปัจจัยดังนี้
1. ช่วยบริหารจัดการทรัพยากรทั้งหมดภายในองค์กร 2. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับองค์กร 3. ช่วยปรับปรุงโครงสร้างภายในองค์กร 4. ช่วยลดต้นทุน
5. ช่วยทำให้ผู้บริหารตัดสินใจง่ายมากขึ้นด้วยข้อมูลที่เป็นรียลไทม์ 6. ช่วยทำให้ธุรกิจปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลงของตลาด 7. ช่วยป้องกันข้อมูลทางธุรกิจด้วยการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง
ซึ่งทั้ง 7 ปัจจัยที่กล่าวมาข้างต้น ถือว่าเป็นจุดแข็งให้กับธุรกิจที่กำลังเติบโต หรือเป็นแนวทางให้กับองค์กรที่กำลังจะเปลี่ยนระบบอีอาร์พี ERP
หากท่านต้องการระบบที่มีปัจจัยครบทั้ง 7 ข้อนี้ ทางผู้เขียนขอแนะนำระบบ PlanetOne ERP มีความยืดหยุ่นสูงสามารถปรับเปลี่ยนระบบให้เข้ากับการทำงานขององค์กรท่านได้ และการเรียกรายงาน หรือข้อมูลต่างๆ สามารถเรียกได้แบบเรียลไทม์ รองรับระบบภาษีของคนไทยได้ทุกประเภท