หลาย ๆ องค์กรที่เริ่มอยากจะใช้ระบบมาช่วยในการทำงาน แน่นอนว่าส่วนใหญ่มักพบปัญหาที่ไม่สามารถแก้ได้ด้วยการทำงานรูปแบบเดิม ๆ อย่างเช่น การใช้แค่โปรแกรม Excel มาคำนวณหรือสร้างแผนการผลิต ซึ่งจะยังเป็นระบบแมนนวล และเกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณและการคิดสูตรการผลิตที่ไม่แม่นยำและไม่เรียลไทม์ ทำให้หลายๆบริษัทที่กำลังเติบโตเลือกที่จะใช้ Software ERP มาใช้ในส่วนนี้เพราะครอบคลุมการทำงานทั้งหมดในองค์กร แต่ก่อนที่จะเลือก Software ERP มาใช้สักโปรแกรมควรรู้อะไรบ้างมาดูกันค่ะ

1. ERP คือระบบบริหารจัดการองค์กร

ERP คือระบบบริหารจัดการองค์กรที่หลาย ๆ บริษัทยังคงเข้าใจผิดว่าเป็นระบบบัญชี แต่ความพิเศษของ ERPมีมากกว่านั้น เพราะสามารถทำให้การทำงานภายในองค์กรเชื่อมโยงหากันได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น บัญชี การเงิน การคลัง การผลิต และมีส่วนเสริมในส่วนอื่น ๆ เช่น ระบบหน้าร้าน ระบบบริหารงานบุคคล สินทรัพย์ หรือแม้แต่งานบริการ ก็รองรับและเชื่อมโยงถึงกันได้ ทำให้การทำงานมีระบบและสามารถสืบกลับข้อมูลได้โดยง่าย แต่ราคาระบบ ERP ก็มีราคาค่อนข้างสูง ซึ่งมีตั้งแต่หลัก 1,000,000 – 50,000,000 บาท ซึ่งบางระบบราคาสูงถึง 9 หลักก็มี แต่ก็ขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละองค์กรว่าจะเลือกใช้กี่ยูสเซอร์ หรือปรับปรุงการใช้งานอะไรบ้าง

2. การวางระบบมีค่าใช้จ่ายที่สูงถ้าไม่รู้สิ่งนี้?

ระบบแต่ละเจ้ามีรูปแบบการคิดค่าใช้จ่ายที่แตกต่างกัน แต่ส่วนมากจะมีสิ่งที่เรียกว่าค่า Implement และค่า License ซึ่งทางผู้ประกอบการณ์ต้องเปรียบเทียบกันทั้ง ราคาและการรองรับของระบบ ในส่วนนี้ทางเราขอพูดเลยว่าลูกค้าควรมีการพูดคุยหรือเปรียบเทียบระบบจากหลายๆเจ้า โดยยึดการรองรับระบบเป็นหลัก เนื่องจาก ERP เป็นระบบสำเร็จรูป จะมี Function standard ของแต่ละเจ้าอยู่แล้ว ซึ่งหากทางผู้ประกอบการเลือกระบบที่ไม่ตอบโจทย์เพราะเลือกจากราคาที่ถูก แต่สิ่งที่ท่านจะเจอก็คือ การ Customized หรือการปรับปรุงระบบให้เข้ากับการทำงานในองค์กรอาจจะมีราคาหรืองบประมาณที่บานปลายออกไปค่อนข้างมาก (ซึ่งทุกๆระบบล้วนต้องมีการ Customized เพื่อให้ตอบโจทย์การทำงานของลูกค้า)

3. ERPมีค่าบริการในการ Support

การ Supportจะไม่เกี่ยวข้องกับค่า Implement ค่า License และค่า customized สิ่งนี้จะเป็นสิ่งที่เรียกว่าสัญญาบริการ(MA) หลายๆองค์กรจะไม่เข้าใจว่าทำไมต้องจ่าย ในส่วนของค่าบริการ (MA) ของผู้พัฒนาระบบแต่ละเจ้าก็คิดไม่เหมือนกัน เช่นบางเจ้าคิดที่ 20% ของค่า License ทั้งหมด และมีการนำค่า customized มาคำนวณในแต่ละปีด้วย แต่ต้องทำการเข้าใจว่าหากทางองค์กรของท่านมีการชำระค่าสัญญาตรงนี้ทางทีม Support ก็จะยังคงดูแลคุณอย่างต่อเนื่อง แน่นอนว่าในช่วง 5 ปีแรก คุณอาจจะยังต้องพึ่งพาทีม Support เพื่อช่วยให้คุณสามารถใช้ระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพ และจากประสบการณ์ตลอด 25 ปี ที่ผ่านมา เราไม่เคยเจอองค์กรไหนที่ไม่พึ่งทางทีม Support ในการดูแลการใช้งานระบบ เพราะทุกๆองค์กรก็มักจะมีการเข้าออกของพนักงานตลอดเวลา แต่หากคุณมั่นใจว่าเชี่ยวชาญในระบบและไม่ต้องการต่อสัญญาก็สามารถทำได้ แต่ก็ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของแต่ละบริษัทผู้พัฒนาว่ามีเงื่อนไขอะไรในการใช้งาน หากไม่ต่อสัญญาจะยังสามารถใช้งานระบบได้หรือไม่ได้นั้น ให้ลองปรึกษากับทางทีมพัฒนาระบบของคุณดูได้เลยค่ะ

4. แต่งตั้งทีมรับผิดชอบในองค์กร

เรื่องนี้สำคัญมากๆเพราะจากประสบการณ์ หลายๆองค์กรมักมอบหน้าที่ให้คนคนเดียวรับผิดชอบเรื่องการดูระบบ แต่ปัญหาที่เกิดขึ้นคือ พอผู้รับผิดชอบหลักลาออก ก็ทำให้การทำงานไปต่อไม่ได้ และต้องมาเสียค่าใช้จ่ายในการอบรมเพิ่มเติม แน่นอนว่าระบบ ERP จะเกี่ยวข้องกับทุกแผนกในองค์กรผู้บริหารควรจัดตั้งทีมผู้รับผิดชอบในแต่ละแผนกทั้งผู้รับผิดชอบหลักและผู้รับผิดชอบร่วมกัน สิ่งนี้จะทำให้การใช้งานระบบ ERP ผ่านไปได้โดยง่าย และไม่เกิดปัญหาในระยะยาว

5. ความไม่พร้อมของพนักงานมักเป็นอุปสรรค…

สิ่งนี้ถือว่าสำคัญมากๆ เพราะมีหลายๆบริษัทวางระบบไม่สำเร็จอันเกิดมาจากยูสเซอร์ผู้ใช้งานไม่ปรับตัวและเอาความเคยชินมาใช้เป็นหลัก บางองค์กรต่อต้านจนผู้บริหารหลายท่านต้องยอมแพ้และเลิกใช้ระบบไป เพราะนอกจากจะต้องนั่งทำงานให้บริษัทแล้วยังต้องมาเสียเวลาเรียนรู้ในการใช้งานระบบด้วย เรื่องนี้อาจจะต้องมีการพูดคุยกันภายในก่อนจะตัดสินใจติดตั้งระบบแบบจริงจัง เพราะในมุมมองของผู้บริหารกับพนักงานจะแตกต่างกันด้วยตำแหน่งและเนื้องานของแต่ละบุคคล เพราะสิ่งที่พนักงานจะมีข้อสงสัยคือ ระบบมันมีความจำเป็นจริงๆหรือไม่ หรือเป็นการเพิ่มภาระงานให้กับพนักงานกันแน่

หากท่านมีความลังเลและไม่แน่ใจว่าจะเลือกระบบของเจ้าไหนดี ทางเราขอแนะนำระบบ PlanetOne ERP ที่มีความยืดหยุ่นสูงและรองรับการทำงานได้ทุกรูปแบบธุรกิจ ด้วยตัวระบบขนาดใหญ่แต่ราคาเป็นมิตรมากกว่าระบบทั่วไปในขนาดเดียวกัน และยังเป็นทีมพัฒนาสัญชาติไทยที่มีความเชี่ยวชาญมากกว่า 25 ปี หากท่านต้องการระบบที่รู้ใจการทำงานของคนไทย แนะนำระบบ PlanetOne ERP ให้เป็นตัวเลือกหนึ่งในความสำเร็จของคุณ

ติดต่อ 022714362-3 หรือ 095 294 5693 (คุณเจน) ตำแหน่ง Executive Director