ระบบอีอาร์พีเพื่อบริหารจัดการองค์กร เป็นระบบที่ต้องบริหารจัดการผ่านทางคอมพิวเตอร์ ข้อมูลทุกอย่างถูกบันทึกลงในระบบ ประมวลผลผ่านระบบ และดึงข้อมูลมานำเสนอด้วยระบบ

ในบางองค์กรอาจมีการดำเนินงานในรูปแบบคลาสสิกดั้งเดิมคือ ใช้วิธีบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงเอกสารกระดาษ พนักงานก็จะทำงานกับระบบการบันทึกงานลงกระดาษด้วยความเคยชิน

ปัญหาจากการเก็บข้อมูลในระบบด้วยเอกสารกระดาษคือ เมื่อข้อมูลมีปริมาณมากแล้วผู้บริหารต้องการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง หรือผู้บริหารต้องการข้อมูลบางอย่างเพื่อประกอบการตัดสินใจ พนักงานอาจใช้เวลานานมากในการค้นหาเอกสารแต่ละฉบับ ในบางครั้งอาจเกิดปัญหาพนักงานหาเอกสารที่ต้องนำเสนอผู้บริหารไม่เจอ

จะเห็นได้ว่าระบบการทำงานแบบคลาสสิกดั้งเดิม ที่พึ่งพาเอกสารกระดาษเป็นหลัก นอกจากจะสิ้นเปลืองทรัพยากรสำหรับบันทึกข้อมูลแล้วยังทำให้การบริหารจัดการองค์กรมีประสิทธิภาพต่ำอีกด้วย (Click เพื่ออ่าน 5 สิ่งที่ระบบอีอาร์พี (ERP) ทำได้)

ดังนั้นระบบอีอาร์พี (ERP) ที่สามารถเข้าใช้งานได้จากหน้าจอคอมพิวเตอร์ จะช่วยเข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการองค์กร ให้ได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้นด้วยการใช้ทรัพยากรที่น้อยลง

แต่ลูกค้าหลาย ๆ คนจะกังวลใจมากเช่นกัน หากต้องนำระบบอีอาร์พี (ERP) เข้ามาบริหารจัดการกิจการ/องค์กร สาเหตุที่ทำให้ลูกค้ากังวลใจเช่น

– กลัวว่าระบบอีอาร์พีจะใช้งานยาก

– พนักงานอาจไม่มีทักษะและความรู้ในการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP)

ซึ่งในบทความ “ERP จะใช้งานง่ายแค่เข้าใจ 3 ข้อนี้” เพื่อให้ลูกค้าที่ต้องการวางระบบอีอาร์พี (ERP) ในการบริหารจัดการกิจการ/องค์กรของตนเอง ได้เข้าใจว่าการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) นั้นง่ายกว่าที่คุณคิดไว้

โดยรายละเอียดบทความ “ERP จะใช้งานง่ายแค่เข้าใจ 3 ข้อนี้” ประกอบด้วย

1.ระบบอีอาร์พีจะเข้าใช้งานอย่างไร

2.ถ้าใส่ข้อมูลแล้วระบบประมวลไม่ผ่านต้องทำอย่างไร

3.ฝึกฝนแล้วอีอาร์พี (ERP) จะง่ายไปเอง

รายละเอียดของแต่ละข้อมีดังนี้คือ

1. ระบบอีอาร์พีจะเข้าใช้งานอย่างไร

ในการเข้าใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เมื่อผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ได้ทำการวางระบบและ Go Live เรียบร้อยแล้ว ลูกค้าจะสามารถเข้าใช้ระบบได้โดยใช้ username และ password ที่ได้ ถูกตั้งค่าไว้ ซึ่งแต่ละกิจการ/องค์กร ก็จะมี username และ password เฉพาะของตนเอง

โดยพนักงานในองค์กรก็จะทราบ username และ password ของกิจการ/องค์กร ซึ่งแต่ละคนก็จะเข้าถึงข้อมูลได้ตามสิทธิ์ที่ได้ตั้งค่าไว้ในระบบอีอาร์พี (ERP)

เมื่อลูกค้ามี username และ password แล้ว ก็สามารถทำการ login เพื่อเข้าสู่ระบบบริหารจัดการอีอาร์พี (ERP) ของคุณได้เลย

โดยสรุปของข้อนี้คือ การเข้าใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ต้องมี username และ password พนักงานในองค์กรจะเห็นข้อมูลได้ตามสิทธิ์ของตนเองที่ถูกกำหนดไว้แล้ว

2. ถ้าใส่ข้อมูลแล้วระบบไม่สามารถประมวลผลได้ต้องทำอย่างไร
เมื่อลูกค้าได้ทำการ login เข้ามาในระบบแล้ว ลูกค้าก็สามารถเข้าใช้งานฟังก์ชันต่าง ๆ ในระบบได้เลย ซึ่งในการใช้งานฟังก์ชันต่าง ๆ นั้น ลูกค้าต้องเข้าใจก่อนว่าในแต่ละฟังก์ชันลูกค้าจะต้องใส่ค่าอะไรบ้าง เพื่อให้ฟังก์ชันนั้น ๆ สามารถประมวลผลได้ตามที่ลูกค้าต้องการ

ซึ่งในการใช้งานจริงลูกค้าอาจพบว่า ลูกค้าได้คีย์ข้อมูลเข้าไปแล้วแต่ระบบฟ้อง exception ไม่สามารถประมวลผลและแสดงผลได้ตามที่ลูกค้าต้องการ

สิ่งแรกที่สามารถตรวจสอบได้คือ ลูกค้าได้คีย์ข้อมูลและเลือก option ต่าง ๆ เข้าไปในระบบครบถ้วนและถูกต้องตาม flow ของระบบแล้วหรือยัง ถ้ายังลูกค้าก็สามารถกลับเข้าไปคีย์ข้อมูลต่าง ๆ ให้ครบถ้วนแล้วสั่งให้ระบบประมวลผลอีกครั้งหนึ่ง

แนวคิดที่เรียบง่ายและเป็นธรรมชาติของอีอาร์พีคือ คีย์ข้อมูลให้ครบตาม flow ของระบบ แล้วระบบก็จะประมวลผลได้ตามที่ลูกค้าต้องการนั่นเอง

แต่ถ้าได้ทำการคีย์ข้อมูลอย่างครบถ้วนตาม flow ของระบบแล้วก็ยังไม่สามารถประมวลผลได้ ลูกค้าก็สามารถแจ้งทีม customer support ของผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่ลูกค้าซื้อระบบด้วย เพื่อให้ตรวจสอบปัญหาในการใช้งานระบบแล้วแก้ไขให้ (คลิกเพื่ออ่าน ผู้ประกอบการ/องค์กรจะเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) อย่างไร)

โดยสรุปของข้อนี้คือ ระบบการทำงานของอีอาร์พี (ERP) นั้นเรียบง่าย แค่คีย์ข้อมูลให้ครบตามเงื่อนไข ระบบก็จะประมวลผลได้ตามที่คุณต้องการ

3. ฝึกฝนแล้วอีอาร์พี (ERP) จะง่ายไปเอง
คอนเซปต์ของอีอาร์พี (ERP) เป็นแนวทางการบริหารจัดการองค์กรที่เรียบง่ายและเป็นธรรมชาติ ดังนั้นระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) จึงมีฟังก์ชันการใช้งานต่าง ๆ ที่เรียบง่ายเช่นกัน แต่การที่ลูกค้านำระบบอีอาร์พี (ERP) ไปใช้แล้วรู้สึกว่ายาก นั่นอาจเป็นเพราะว่า ยังไม่เกิดความเคยชินนั่นเอง

โดยสรุปของข้อนี้คือ ทำให้บ่อยแล้วจะชินพอเริ่มชินระบบอีอาร์พี (ERP) ก็จะง่ายสำหรับคุณนั่นเอง

จากบทความ”ERP จะใช้งานง่ายแค่เข้าใจ 3 ข้อนี้” จะเห็นได้ว่า แนวคิดของอีอาร์พี (ERP) และการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) นั้นเรียบง่ายและเป็นธรรมชาติ แค่มี user name กับ password ใส่ข้อมูลให้ครบเพื่อให้ระบบประมวลผล แล้วฝึกใช้งานบ่อย ๆ ให้ชิน เพียงแค่นี้ก็จะเห็นได้ว่าระบบอีอาร์พี (ERP) นั้นใช้งานง่ายจริง ๆ