ERP ช่วยปิดงบเร็วขึ้นได้จริงหรือ?
และองค์กรควรเลือก ERP แบบไหน?
ระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning สามารถช่วยให้การปิดงบการเงินเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจของคุณมีขนาดใหญ่และมีข้อมูลทางการเงินจำนวนมาก และต้องจัดการให้เสร็จทันเวลา
ทำให้ระบบ ERPมีความสำคัญกับการปิดงบภายในองค์กรเป็นอย่างมาก ซึ่งเหตุผลที่ทำให้ระบบ ERPช่วยให้ปิดลบได้เร็วมีดังนี้
เหตุผลที่ ERPช่วยให้ปิดงบเร็วขึ้น
ข้อมูลรวมศูนย์: ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดจะถูกเก็บรวบรวมไว้ในระบบเดียว ทำให้การเข้าถึงและวิเคราะห์ข้อมูลทำได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น เช่น ระบบคลังเชื่อมไปยังระบบผลิตและระบบขาย เวลามีการขายสินค้าจากฝั่งขายข้อมูลจากฝั่งขายไปตัดสต๊อกจากฝั่งคลัง และถ้าหากคลังมีของเหลือน้อยก็จะเชื่อมไปฝั่งจัดซื้อหรือระบบผลิต ให้ทำการนำเข้าสินค้าหรือผลิตสินค้าเข้ามาเพื่อให้เพียงพอต่อการขาย เป็นต้น
อัตโนมัติ: กระบวนการทางบัญชีหลายอย่าง เช่น การคำนวณค่าเสื่อมราคา การปรับปรุงรายการต่างๆ สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลา แสดงผลแบบเรียลไทม์
รายงานที่แม่นยำ: ระบบ ERP สามารถสร้างรายงานทางการเงินต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์ข้อมูลและตัดสินใจได้อย่างทันท่วงที และมีความละเอียดต่อข้อมูลสูง
การควบคุมภายใน: ระบบ ERP ช่วยให้การควบคุมภายในเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดทางบัญชี หรือหากข้อมูลผิดและมีการแก้ไขจะต้องสามารถสืบกลับข้อมูลได้ ว่าเอกสารที่ผิดเกิดจากตรงไหน และใครผู้ดำเนินการ
การเลือก ERP ที่เหมาะสมสำหรับการปิดงบเร็ว
ในการเลือก ERP ที่เหมาะสมสำหรับการปิดงบเร็ว ควรพิจารณาปัจจัยต่อไปนี้:
ผู้ให้บริการ: เลือกผู้ให้บริการที่มีความน่าเชื่อถือและมีบริการหลังการขายที่ดี ซึ่งควรเลือกจากการรีวิวจากผู้ใช้บริการ หรือผู้ประกอบการหลังบ้านซึ่งส่วนใหญ่บางเจ้า
ขนาดและลักษณะธุรกิจ: เลือก ERP ที่มีฟังก์ชันการทำงานที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจของคุณ โดยยึดจาก requirement เป็นหลักเพื่อได้ระบบ ERP ที่ตอบโจทย์การทำงานจริงๆ
ความสามารถในการปรับแต่ง: ERP ควรมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการทำงานของธุรกิจได้ ซึ่งช่วงที่มีการซื้อขายควรมีการปรึกษากับทางผู้ให้บริการให้ดีก่อนจะตัดสินใจปรับระบบให้เข้ากับองค์กร แต่ถ้าทางองค์กรเลือกระบบ ERPที่ครอบคลุมการทำงานมากเท่าไหร่ ก็จะเสียค่าใช้จ่ายในการปรับน้อยลงมากเท่านั้น
ความง่ายในการใช้งาน: ผู้ใช้งานควรสามารถเรียนรู้และใช้งานระบบได้อย่างง่ายดาย แต่ขึ้นชื่อว่าระบบ ERP ก็จะมีความซับซ้อนมากกว่าระบบทั่วไป
ความสามารถในการผสานรวม: ERP ควรสามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ที่ธุรกิจของคุณใช้งานอยู่
ฟังก์ชันที่ควรมีใน ERPสำหรับการปิดงบเร็ว
โมดูลบัญชี: ครอบคลุมทุกขั้นตอนของกระบวนการบัญชี ตั้งแต่การบันทึกข้อมูลทางการเงินไปจนถึงการสร้างรายงานทางการเงิน ซึ่งในโมดูลบัญชีจะทั้งบัญชีลูกหนี้ บัญชีเจ้าหนี้ และบัญชีทั่วไป เพื่อได้ข้อมูลที่ละเอียด และการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
โมดูลการจัดซื้อ: ช่วยให้การจัดการใบสั่งซื้อและใบเสร็จรับเงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
โมดูลการขาย: ช่วยในการจัดการใบสั่งขายและใบกำกับภาษี
โมดูลสินค้าคงคลัง: ช่วยในการติดตามสินค้าคงคลังและการวางแผนการผลิต
โมดูลการเงิน: ช่วยในการจัดการกระแสเงินสดและการวิเคราะห์ทางการเงิน
สรุป
การใช้ ERP เป็นทางเลือกที่ดีในการช่วยให้การปิดงบการเงินเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การเลือก ERP ที่เหมาะสมนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการและขนาดของธุรกิจของคุณ การทำความเข้าใจถึงฟังก์ชันต่างๆ ของ ERP และการเปรียบเทียบระหว่างผู้ให้บริการต่างๆ จะช่วยให้คุณตัดสินใจเลือก ERP ที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณได้มากที่สุด