ระบบอีอาร์พีคืออะไร

ระบบอีอาร์พีคืออะไร

หลาย ๆ องค์กรอาจเคยได้ยินถึงคำว่าระบบอีอาร์พีกันมาบ้างแล้ว บางองค์กรอาจกำลังมองหาระบบอีอาร์พีอยู่ ซึ่งในบทความนี้ผู้เขียนจะกล่าวถึงความหมายของระบบอีอาร์พีโดยสังเขปว่าระบบอีอาร์พีคืออะไร และจะมีวิธีการวางระบบให้ประสบความสำเร็จในเบื้องต้นได้อย่างไร เพื่อเป็นข้อมูลในเบื้องต้น สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาระบบอีอาร์พีหรือผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี

โดยเนื้อหาในบทความจะประกอบด้วย 2 ส่วนดังนี้

1. ระบบอีอาร์พีคืออะไร

2. การวางระบบอีอาร์พีให้ประสบความสำเร็จในเบื้องต้นต้องทำอย่างไร

ในแต่ละส่วนมีรายละเอียดดังนี้

1. ระบบอีอาร์พีคืออะไร

Enterprise Resource Planning (ERP) หรือระบบอีอาร์พี คือระบบที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดการทรัพยากรทั้งหมดขององค์กรหรือกิจการให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

โดยระบบอีอาร์พีจะรวบรวมทรัพยากรทั้งหมดภายในองค์กรได้แก่ บุคคลากรทั้งภายในและภายนอก, วัสดุ, เงินทุน, การผลิต, การขาย, การบริการ, และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ เข้ามาไว้ในระบบเดียวกัน และทุกคนในองค์กรใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลเดียวกัน (Click เพื่ออ่าน 4 หัวใจหลักของระบบอีอาร์พี (ERP))

ระบบอีอาร์พีช่วยในการทำให้ข้อมูลและกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดเป็นเชิงระบบ ทำให้การตัดสินใจทางธุรกิจมีความรอบคอบและรวดเร็วมากขึ้น

ระบบอีอาร์พีสามารถรวมข้อมูลจากระบบที่แตกต่างกันภายในองค์กร แล้วเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดเป็นระบบเดียว ทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้ง่าย และช่วยลดการซ้ำซ้อนของข้อมูล

ระบบอีอาร์พีจะมีโมดูลที่หลากหลาย เช่น การบัญชีและการเงิน, การจัดการคลังสินค้า, การผลิต, การจัดการโครงการ, การบริหารทรัพยากรมนุษย์, การขายและการตลาด

นอกจากนี้ระบบอีอาร์พียังมีโมดูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง อาทิเช่น ระบบบริหารงานบุคคล (HR), ระบบ CRM และ Asset Management เป็นต้น (Click เพื่ออ่าน ระบบอีอาร์พีกับการบริหารงานบุคคล (HR))

การใช้ระบบ ERP ทำให้องค์กรสามารถให้ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมธุรกิจได้รวดเร็ว อาทิเช่น ตอบสนองต่อการผลิตสินค้าได้ทันท่วงทีตามความต้องการของลูกค้า เป็นต้น

อีกทั้งระบบอีอาร์พียังมีความยืดหยุ่น และทำให้ผู้บริหารสามารถเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานภายในองค์กรทั้งหมดได้เป็นอย่างดี

2. การวางระบบอีอาร์พีให้ประสบความสำเร็จในเบื้องต้นต้องทำอย่างไร

ซึ่งในการวางระบบอีอาร์พีให้ประสบความสำเร็จในเบื้องต้นจะมีขั้นตอนต่าง ๆ ที่ควรดำเนินการดังนี้

2.1 วางแผนและกำหนดเป้าหมาย

2.2 จัดอบรมให้กับพนักงานหรือผู้เข้าใช้งานระบบ

2.3 มีทีม Super User ที่สนับสนุนและให้ความช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน

โดยรายละเอียดในแต่ละข้อมีดังนี้คือ

2.1 วางแผนและกำหนดเป้าหมาย

องค์กรจะต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนในการวางระบบอีอาร์พีว่าองค์กรต้องการอะไร เช่น

เป็นองค์กรทางธุรกิจที่มีระบบผลิตโดยเป็นการผลิตที่รายละเอียดของ bill of material แตกต่างกันและไม่ซ้ำกันเลยทำให้บริหารจัดการการผลิตได้ยาก จึงต้องการระบบอีอาร์พีที่มีโมดูลการผลิตมารองรับในส่วนนี้

อีกหนึ่งตัวอย่างคือ เป็นธุรกิจที่มีหลายสาขา ซึ่งผู้บริหารต้องการให้ข้อมูลการทำงานของแต่ละสาขาสามารถเชื่อมโยงกันได้ และพนักงานทุกคนในทุกสาขาสามารถใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลเดียวกัน เป็นต้น

ดังนั้นวัตถุประสงค์ในการวางระบบอีอาร์พีขององค์กรจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญมากในการค้นหาผู้ให้บริการอีอาร์พีที่เหมาะสม

2.2 จัดอบรมให้กับพนักงานหรือผู้เข้าใช้งานระบบ

ในการวางระบบอีอาร์พี การจัดเทรนให้กับผู้เข้าใช้งานระบบถือเป็นอีกหนึ่งกุญแจสำคัญที่ทำให้สามารถใช้งานระบบอีอาร์พีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ซึ่งในการเทรนควรให้ผู้ใช้งานระบบได้ทดลองคีย์ข้อมูล รวมถึงเลือกเงื่อนไขต่าง ๆ ตามที่ระบบกำหนดไว้ได้อย่างถูกต้องครบถ้วน เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถรันระบบได้อย่างสมบูรณ์

2.3 มีทีม Super User ที่สนับสนุนและให้ความช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน

Super user เป็นตัวแทนหลักที่ช่วยสนับสนุนและบริหารระบบอีอาร์พีในองค์กร เป็นกลุ่ม userที่มีความเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านการใช้งานและการจัดการข้อมูลในระบบอีอาร์พี

Super user ถือเป็นบุคคลากรที่สนับสนุนให้เพื่อนร่วมงานในองค์กรได้ใช้งานระบบอีอาร์พีอย่างเต็มประสิทธิภาพ (Click เพื่ออ่าน Super User คือใครในระบบอีอาร์พี)

ในบางครั้ง super user จะมีหน้าที่ดัดแปลงและปรับแต่งระบบอีอาร์พีตามความต้องการขององค์กร รวมถึงการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง, การกำหนดค่าต่างๆ และการจัดการข้อมูลที่จำเป็น

กล่าวโดยสรุป ระบบอีอาร์พีคือระบบบริหารจัดการองค์กรที่มีประสิทธิภาพสูง ช่วยให้องค์กรสามารถจัดการกระบวนการภายในองค์กรให้ทำงานอย่างมีระเบียบ ไม่ซ้ำซ้อน ซึ่งในการวางระบบอีอาร์พีนั้น เบื้องต้นองค์กรต้องมัวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าต้องการอะไร รวมถึงมีการจัดเทรนการใช้ระบบอีอาร์พีให้กับพนักงานในองค์กร ให้สามารถใช้งานระบบได้อย่างเต็มศักยภาพของตัวระบบ อีกทั้งยังควรมีกลุ่ม Super user มาคอยดูแลการใช้งานระบบอีอาร์พีของเพื่อนร่วมงานในองค์กร และดูแลระบบอีอาร์พีขององค์กรตามที่จำเป็น

ต้องการติดต่อนัดเดโม
โทร 02-271-4362 – 3 ,095-294-5693 (คุณเจน)
Line ID: jane-siriwan (คุณเจน)